نگهداری دفاتر قانونی شرکت و وضعیت دارایی شرکت بعد از ختم تصفیه

• بررسی موضوعات ختم تصفیه شرکت ها :
پس از اعلام انحلال شرکت، ختم تصفیه در شرکت های تجارتی به معنی پایان ماهیت و هویت شرکت می باشد و تمامی حقوق و موضوعات مرتبط با شرکت به موجب ختم تصفیه پایان می یابد. مطابق ماده ۲۰۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت: شرکت به محض انحلال در حال تصفیه محسوب می شود و باید در دنبال نام شرکت همه جا عبارت د حال تصفیه ذکر شود و نام مدیر یا مدیران تصفیه در کل اوراق و آگهی های مربوط به شرکت قید گردد.

امر تصفیه با مدیران شرکت است. مگر آنکه اساسنامه شرکت یا مجمع عمومی فوق العاده ای که رای به انحلال شرکت می دهد، ترتیب دیگری مقرر داشته باشد. در مواردی که انحلال شرکت به موجب حکم دادگاه صورت می گیرد. مدیر یا مدیران تصفیه را دادگاه ضمن صدور حکم انحلال تعیین خواهد کرد. به محض انحلال، شخص حقوقی اشخاص حقوقی مزبور، پایان نمی یابد و شخصیت حقوقی آنها تا خاتمه تصفیه، باقی می ماند. منتها، بقای شخصیت حقوقی مذکور فقط برای امر تصفیه می باشد و مدیر تصفیه یا اداره تصفیه با استفاده از آن، به انجام تعهدات باقی مانده، وصول مطالبات، فروش اموال و نقد کردن دارایی، پرداخت بدهی ها و تقسیم دارایی شخص حقوقی منحل شده، می پردازد و صرفا در صورتی که برای اجرای تعهدات شرکت، معاملات جدیدی لازم شود، مدیران تصفیه حق انجام چنین معاملاتی را نیز دارند.
بدین ترتیب فروش اموال شرکت و انجام سایر معاملاتی که برای تصفیه شرکت ضروری است از اختیارات و تکالیف مدیران تصفیه است و در نتیجه تا تعیین تکلیف تمام اموال شرکت، شخصیت حقوقی شرکت باقی است و هر معامله ای به حساب شخصیت حقوقی شرکت با عبارت (در حال تصفیه) انجام می پذیرد.
لذا پس از لزوم موارد فوق مدیران تصفیه می بایستی نسبت به ثبت ختم تصفیه اقدام نمایند.
• رویه ثبت ختم تصفیه :
یکی از مباحث مربوط به ثبت شرکت ها، ثبت ختم تصفیه در انواع شرکت های تجارتی می باشد که در رویه مراجع ثبتی با تقسیم بندی جداگانه‌ای، ثبت ختم تصفیه شرکت های سهامی را از سایر شرکت های دیگر مجزا می نمایند.
مطابق ممیزی های ثبت شرکت ها، در انواع شرکت های تضامنی، نسبی، با مسئولیت محدود و مختلط، تعاونی ثبت ختم تصفیه پس از ارائه رعایت تشریفات ماده ۲۱۵ که مقرر نموده (تقسیم دارایی شرکت های مذکور در ماده فوق بین شرکاء خواه در ضمن مدت تصفیه و خواه پس از ختم آن ممکن نیست مگر آنکه قبلا سه مرتبه در مجلس رسمی و یکی از جراید اعلان و یکسال از تاریخ انتشار اولین اعلان در مجله گذشته باشد.)
در شرکت های سهامی نیز ثبت ختم تصفیه را منوط به رعایت ماده ۲۲۵ لایحه اصلاحی می نمایند. مطابق ماده مذکور: (تقسیم دارایی شرکت بین صاحبان سهام خواه در مدت تصفیه و خواه پس از آن ممکن نیست، مگر آنکه شروع تصفیه و دعوت بستانکاران قبلا سه مرتبه و هر مرتبه به فاصله یکماه در روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن درج می گردد آگهی شده و لااقل شش ماه از تاریخ انتشار اولین آگهی گذشته باشد.)
بنابراین در رابطه با ختم تصفیه بعد از انحلال مطابق مفاد ماده مذکور مراتب دعوت از بستانکاران می بایست سه مرتبه و هر مرتبه به فاصله یک ماه در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار شرکت به صورت همزمان آگهی شده و بعد از گذشت شش ماه از انتشار اولین آگهی، مراتب به همراه آگهی های مذکور به مرجع ثبت شرکت ها ارائه گردد.
به موجب ماده ۲۲۷ قانون مذکور، مدیران تصفیه مکلف اند ظرف یکماه پس از ختم تصفیه مراتب را به مرجع ثبت شرکت ها اعلام دارند تا به ثبت رسیده و در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن درج می گردد آگهی شود و نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی حذف گردد.
نکته ای که در این خصوص حائز اهمیت می باشد این است که ماده ۲۲۵ قانون مذکور و همچنین ماده ۲۱۵ قانون تجارت در خصوص تشریفات تقسیم دارایی بین سهامداران و شرکاء می باشد نه تشریفات ختم تصفیه. لذا رویه مرجع ثبت شرکت ها مبنی بر لزوم رعایت دقیق و ارائه مستندات روزنامه رسمی و کثیرالانتشار و بررسی دقیق مواعد در خصوص تقسیم دارایی ها جای تامل دارد.
با جمیع موارد فوق، لزومی به انتشار همزمان روزنامه کثیرالانتشار و رسمی در یک روز نمی باشد. زیرا عملا با توجه به نحوه نشر متفاوت روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار امکان نشر در یک موعد برای تمامی شرکت ها وجود ندارد. از طرفی ممکن است به علت تعطیلات و عدم چاپ روزنامه در ایام تعطیل و یا درخواست های فراوان از سوی شرکت های مختلف، انتشار آگهی های مربوط به تقسیم دارایی ها با مواعد یکماه با کمی تاخیر یا تعجیل صورت پذیرد که این موارد از لحاظ شکلی نمی تواند مانع ثبت درخواست های ختم تصفیه گردد.
چنانچه انتشار روزنامه کثیرالانتشار و روزنامه رسمی همزمان صورت نگیرد، ملاک مدت زمان محاسبه (شش ماه در شرکت های سهامی و یکسال در سایر شرکت ها) از چه تاریخی محاسبه می گردد؟ از تاریخ اولین کدام روزنامه مقدم یا موخر؟ به نظر می رسد جهت حفظ حقوق اشخاص ثالث از تاریخ موخر می بایستی در نظر گرفته شود. به طور مثال اولین روزنامه کثیرالانتشار در اول خرداد منتشر گردد و اولین روزنامه رسمی در اجرای ماده ۲۲۵ اول مهر چاپ شود که ملاک محاسبه شش ماه، به نظر از اول مهر صحیح است.
• نگهداری از دفاتر قانونی شرکت بعد از ختم تصفیه :
یکی دیگر از وظایف مراجع ثبت شرکت ها پس از ختم تصفیه، نگهداری دفاتر قانونی شرکت می باشد‌. بر طبق ماده ۲۱۷ قانون تجارت: دفاتر هر شرکتی که منحل شده با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال محفوظ خواهد ماند. همچنین بر طبق مواد ۲۲۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت مقرر گردیده است: دفاتر و سایر اسناد و مدارک مذکور را نیز به مرجع ثبت شرکت ها تحویل دهند تا نگهداری برای مراجعه اشخاص ذینفع آماده باشد.
در این خصوص برخی از شرکت هایی که آگهی ختم تصفیه آنها صادر گردیده اند، درخواست نگهداری دفاتر و مدارک شرکت را از ادارات ثبت دارند که با توجه به عدم امکانات کافی و فضای مناسب و کمبود محیط اداری، مراجع ثبتی با مشکل مواجه می باشند. لذا در جهت ارائه خدمات قانونی و رعایت حقوق اشخاص ثالث می بایستی به نحوی تکالیف مذکور اجرا گردد.
از مشکلات اجرای این تکالیف، عدم هماهنگی ذی نفع اصلی مراجعه به دفاتر ماضی شرکت از جمله مراجع قضایی و سازمان امور مالیاتی می باشد که تا کنون اقدام موثری در این خصوص از سوی سازمان های مرتبط انجام نشده است. از طرفی اکثر شرکت ها به این تکلیف آشنا نبوده و آن دسته از اشخاص حقوقی که چنین تکلیفی را درخواست می نمایند دارای دفاتر مستعمل و زیادی می باشند به طور مثال دفاتر شرکت های ختم تصفیه شده شرکت های زیر نظر ستاد اجرایی فرمان امام (ره) بیش از ده ها جلد برای یک شرکت می باشد که هیچ فضایی مناسب که در سطح کشور برای نگهداری آنها در نظر گرفته نشده است. از طرفی تکلیف ارائه دفاتر و سایر اسناد شرکت تصفیه شده به مرجع ثبتی برای مدیران تصفیه در نظر گرفته شده است که مدیران به علت تقسیم دارایی شرکت و عدم دسترسی به منابع مالی نمی توانند هزینه نگهداری و اسکن و الکترونیکی نمودن تصویر مدرک را پرداخت نمایند. علیهذا این تکلیف ثبت شرکت ها تا کنون به نحو مطلوب اجرایی نشده است و در اکثر موارد رئیس ثبت متبوعه اعلام می نماید که دفاتر نزد مدیر تصفیه نگهداری گردد.
• وضعیت دارایی های شرکت بعد از ختم تصفیه :
امواای که از شرکت شناسایی و باقی مانده پس از آگهی های مندرج در قانون و تعیین تکلیف بستانکاران و طلبکاران بین سهامداران و شرکاء به نسبت آورده خود تقسیم می شود.
معذلک ممکن است پس از ختم تصفیه برخی از اموال و دارایی هایی کشف و یا شناسایی گردد. لذا در این صورت چنانچه مالی از شرکت باقی بماند و ختم تصفیه نیز اعلان شده باشد شرکاء با چه سمتی می توانند اموال شرکت را به خود منتقل نمایند و تکلیف اموال شناسایی شده به چه نحوی می باشد. پاسخ این سوال مبهم است. زیرا در این حالت هم مدیران شرکت و هم مدیران تصفیه به علت ختم تصفیه رابطه حقوقی با شرکت نداشته و شخص دیگر نیز سمتش قابل احراز برای مراجع مختلف از جمله دفاتر اسناد رسمی نمی باشد. لذا تکلیف سردفتر برای انتقال این اموال به چه نحوی می باشد؟
بر طبق ماده ۲۲۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت، پس از اعلام ختم تصفیه مدیران تصفیه باید وجوهی را که باقی مانده است در حساب مخصوصی نزد یکی از بانک های ایران تودیع و صورت اسامی بستانکاران و صاحبان سهامی را که حقوق خود را استیفاء نکرده اند نیز به آن بانک تسلیم و مراتب را طی آگهی مذکور در همان ماده به اطلاع اشخاص ذی نفع برسانند تا برای گرفتن طلب خود به بانک مراجعه کنند. پس از انقضاء ده سال از از تاریخ انتشار آگهی ختم تصفیه هر مبلغ از وجوه که در بانک باقی مانده باشد در حکم مال بلاصاحب بوده و از طرف بانک با اطلاع دادستان شهرستان محل به خزانه دولت منتقل خواهد شد.

ثبت شرکتها در nikregister.com