روش انتخاب یک نرم افزار مناسب برای سازمان های تولیدی

در عصر حاضر سازمانها و بنگاه های اقتصادی برای مدیریت و برنامه ریزی فرایندها و فعالیت های سازمان خود از راهکارهای نرم افزاری مختلف استفاده می کنند.میزان نیاز و وابستگی فعالیت های هر بنگاه اقتصادی به راهکارهای نرم افزاری، بر مبنای پیچیدگی فرایندها، اندازه سازمان، نیازهای اطلاعاتی مدیران، نوع کسب و کار و ... متفاوت می باشد.دایره استفاده سازمانها از این نرم افزارها از بسته های عمومی مانند Microsoft office تا پیچیده ترین نرم افزارها مانند ERP ها متغیر می باشد.کنترل و برنامه ریزی تولید نیز از جمله موضوعات کسب و کاری است که به خاطر پیچیدگی زیاد هم در مفهوم و هم در اجرا و همچنین حساسیت بسیار زیاد برای سازمانهای تولیدی نیازمند بسترهای نرم افزاری مناسب می باشد.صاحبان و مدیران کارخانه ها و واحدهای تولیدی نیازمند محاسبات دقیق بهای تمام شده تولید، نقاط سر به سر، زمانهای بیکاری ماشین آلات، ضایعات خطوط مختلف تولید، هزینه های نگهداری و تعمیرات، اطلاعات درست تولید و مصرف مواد و ... برای اخذ تصمیمات مهم و استراتژیک هستند.نحوه انتخاب نرم افزار مناسب یکی از دغدغه های سازمانهای خواهان خرید نرم افزار است.درصد شکست پروژه های نرم افزاری در دنیا حتی تا حدود 50% هم تخمین زده شده است. عموم آمارها در دنیا ، درصد شکست پروژه های ERP را حدود 60 % نشان می دهد.در ایران آمار از این هم بدتر است.نمونه های معروف شکست پروژه های پرهزینه نرم افزاری مانند آنچه در ایران خودرو رخ داد، مدیران سازمانها را در استفاده از این نوع نرم افزارها دچار تردید می کند.اما دلیل این همه رغبت و تلاش در دنیا برای استفاده از نرم افزارهای کسب و کار چیست؟ پاسخ مشخص است. نرم افزارهای مناسب و موفق در سازمانها معجزه می کنند. سهولت انجام فرایندها ، نیاز کمتر به نیروی انسانی، ضریب خطای بسیار پایین ، گزارشات متنوع و مختلف ، آمار قابل اعتماد ، عدم وابستگی به افراد و در نهایت کاهش هزینه ها و ضایعات و افزایش بالای سود جزو ثمرات نرم افزارهای موفق می باشند.شرکت Hindustan Motors ادعا می کند که با استفاده از نرم افزارهای سازمانی SAP و IBM توانسته است 75% بهره وری خود را رشد دهد.شرکت نستله فقط در یک گزارش خود، میزان صرفه جویی خود در فرایند زنجیره تامین خود را بالغ بر 320 میلیون دلار بر آورد می کند. همچنین نستله اعلام می دارد که این رقم در حال افزایش است.در حالیکه هزینه کل این قرارداد برای شرکت نستله 250 میلیون دلار بوده است.این مقاله با امید به تداوم در مقالات آینده قصد دارد پیشنهادات و راهکارهایی را برای انتخاب یک نرم افزار مناسب به مدیران سازمانها و محققان این حوزه معرفی نماید.با این پیش فرض که تاکید بیشتر بر روی سازمانهای تولیدی و نرم افزارهای یکپارچه خصوصا ERP ها خواهد بود.چهار ویژگی عمده انتخاب یک نرم افزار برنامه ریزی تولید، "امکانات مختلف و موثر"، "هزینه نرم افزاز" ، "سهولت ارتباط با نرم افزارهای موجود" و "کاربر پسند بودن" می باشند.در زیر به توضیح درباره هر کدام از این مواد خواهیم پرداخت:امکانات مختلف و موثر:بدیهی ترین و در عین حال پیچیده ترین ویژگی انتخاب یک نرم افزار امکانات و ویژگی های مناسب و درست آن است. مدیران باید مطمئن باشند که نرم افزاری که تهیه می شود نیازهای آنان را برطرف می کند. به همین دلیل نیاز است که پاسخ این سوال را بدهیم: ما چه می خواهیم ؟ تا ندانید که به چه چیزی نیاز دارید نمی توانید آن را بخرید. شاید به نظرتان ساده بیاید ولی در مرحله عمل آنقدر هم ساده نیست.بهتر است از کارشناسان واحدهای مختلف بخواهید که یک لیست احتیاجات در مورد نیازهای خود تهیه کنند. با ادغام این لیست نیازمندی ها به یک مجموعه از نیازهای خود دست خواهید یافت.این لیست را بر اساس اولویت نیاز مرتب کنید. هر کدام از نرم افزارهای موجود در بازار ممکن است قسمتی از نیازهای شما را برآورده کنند و هرکدام پیشنهاد قیمت متفاوتی به شما خواهند داد.اگر لیست نیازمندی های خود را به ترتیب اولویت نیاز مرتب کنید ساده تر می توانید در مورد انتخاب و هزینه پرداختی قضاوت کنید.به عبارت دیگر اگر بدانید چقدر پول را بابت چه چیزی می خواهید بپردازید انتخاب ساده تر می شود. لیست احتیاجات شما باید تمامی ویژگی های اصلی سازمان شما را دربر بگیرد. استراتژی شما تولید بر مبنای انبار است یا سفارش؟ ساختار شما یک از نوع سیستم کششی تولید است یا فشاری؟ نوع تولیدتان پیوسته است یا گسسته یا هر دو؟ تولید دسته ای هم دارید؟ تولیدتان کارگاهی است یا انبوه یا سلولی؟ آیا نرم افزار قادر است زمان بندی های لازم برای ماشین آلات و نیروی انسانی را انجام دهد؟ آیان می توانید دستورهای کاری را از نرم افزار استخراج کنید؟ آیا می توانید تولید و مصرف خود را در نرم افزار به درستی ثبت کنید؟ این ویژگی ها هستند که مشخص می کنند فرایندهای اصلی سازمان تولیدی شما چگونه است و باید تک تک این موارد و موارد موجود در لیست نیازمندی ها را با امکانات و ویژگی های موجود در برنامه مقایسه نمایید.هزینه نرم افزار :تهیه و استقرار هر نرم افزار در یک سازمان و شرکت مستلزم انجام هزینه است. شروط مهم در این باره TCO و ROI هستند:
“TCO” or Total cost of Ownership
عبارت است از تمامی هزینه های مستقیم و غیر مستقیمی که برای مالکیت کامل یک محصول انجام می دهید. در مورد پرژه های نرم افزاری شما هزینه هایی مانند هزینه تهیه لیسانس نرم افزار، هزینه هایی که بابت استفاده هر کاربر پرداخته اید، هزینه پشتیبانی و تمامی هزینه های ذکر شده در قرارداد با فروشنده نرم افزار را در بر می گیرد. به این مقادیر باید: هزینه استخدام افرادی برای کمک به استقرار نرم افزار، هزینه زمانی که نیروی انسانی سازمان خودتان برای استقرار، آموزش و کارکردن با نرم افزار انجام می دهند، همچنین هزینه خرید سخت افزارهای مورد نیاز احتمالی و ... را اضافه نمایید. حسابداران و کارشناسان مالی باید با دریافت اطلاعات دقیق محاسبات کاملی را در این حوزه انجام دهند.
“ROI” or Return on Investment
عبارت است از نرخ یا مدت زمان برگشت سرمایه و در این مثال ما برابر با نرخ یا مدت زمانی است که هزینه های انجام شده برای پروژه بازگشت داده می شوند. این عامل نیز یکی از فاکتورهای اساسی برای مقرون به صرفه بودن هر پروژه از لحاظ اقتصادی است. محاسبات ROI باید با حساسیت و دقت زیادی توسط کارشناسان مالی انجام گیرد تا در تصمیمات مدیران به آنان کمک کند.سهولت ارتباط با نرم افزارهای موجود :به این معنی است که نرم افزار جدیدی که تهیه می شود چه میزان قابلیت یکپارچگی و ارتباط با نرم افزارهای موجود در سازمان را دارد. فرض کنید سازمان شما قبل از استقرار این نرم افزار از یک نرم افزار مدیریت انبار ، فروش و خرید استفاده می کند.اگر نرم افزار جدید شما قابلیت یکپارچگی با نرم افزارهای موجود را داشته باشد، شما می توانید فرایندهای مربوط به مدیریت زنجیره تامین خود را از یکپارچگی این نرم افزارها مدیریت کنید. البته این ویژگی در نرم افزارهای ERP که برای سازمان های تولیدی تهیه شده اند مطرح نمی باشد زیاد این نرم افزارها خود به تنهایی فرایندهای اصلی هر سازمان را دربر گرفته و مدیریت می کنند.در حقیقت مبنای اصلی نرم افزارهای ERP مدیریت یکپارچه فرایندهای اصلی یک سازمان می باشد.کاربر پسند بودن:یکی از ویژگی های دیگر مهم در انتخاب یک نرم افزار کاربر پسند بودن آن است.عوامل زیادی در کاربر پسند بودن یک نرم افزار وجود دارند که برخی به خود نرم افزار و برخی دیگر به نوع کاربری محل استقرار نرم افزار وابسته اند. عواملی مانند سرعت بالا و انجام ویژگیها ، دسترسی راحت ، ناوبری آسان در داخل نرم افزار و بین قسمت های مختلف ، سهولت دسترسی به امکانات مختلف ، ظاهر ساده و تصویری ، نام گذاریهای آشنا به ذهن و ... تا رنگ تم نرم افزار جزو عوامل موثر در کاربر پسند بودن نرم افزار هستند. البته هر کدام از این عوامل با توجه به اینکه مثلا کاربر محل استقرار شما در واحد اداری مشغول به کار است یا اصطلاحا در کف کارگاه متفاوت است. نرم افزار جدید نباید پیچیده ، خسته کننده یا کند به نظر بیاید. افراد باید در محیط کاری نرم افزار را کمکی برای کارهای خود بیابند و از آن نفع نبرند نه اینکه نرم افزار خود قسمتی از غرولندهای هر روزه کاربران آن باشد. عوامل متعدد دیگری نیز وجود دارند که اولویت کمتری در انتخاب دارند اما همچنان مهم اند.مانند :تجربه و خوشنام بودن شرکت ارائه کننده ، شرکت های مشابهی که از این نرم افزار استفاده کرده اند ، مدت زمان استقرار ، نیازداشتن به خصوصی سازی و تغییر ، سطح سواد IT شرکت و واحد تولیدی ، نوع لیسانس نرم افزار ، پشتیبانی و شرایط آن و ...در مقالات آتی تلاش خواهیم کرد که به بررسی بیشتر در حوزه نرم افزار ، روشهای انتخاب و استقرار آنها بپردازیم.

منبع:انجمن فنی مهندسی