شاید برای اولین بار پس از 3 دهه که از عمر صنعت نرم افزار در ایران می گذرد، از خود بپرسیم خوب چه عاید کشور شد؟ دنیای نرم افزار چه کمکی به شرکت ها و سازمان های تولیدی و خدماتی نموده است؟ دانشگاه ها و واحد های پژوهش چه استفاده ای از نرم افزار ها سازمانی کرده اند؟دانشجویی را تصور کنید در گذشته، که برای انجام امور اداری با پرونده ای قطور در دست، در اتاق های مختلف دانشگاه مشغول جمع آوری امضا و انجام فرآیند اداری بود! که مراحل اخذ مدرک را انجام دهد. در حال حاضر دیگر لازم نیست پرونده قطور در دست داشته باشد، با چند برگ کاغذ مشغول انجام همان فرایند ها است و دیگر دانشگاه نرم افزار اتوماسیون اداری دارد و به اصطلاح فرآیند بی کاغذ شده است.مدیر ارشد با افتخار تمام در پشت میز خود می نشیند و کارتابل الکترونیک خود را نگاه می کند و نامه های وارده را یک به یک رسیدگی می کند. نامه انتقال دانشجو پاراف یا حاشیه نویسی می شود و کار تمام می شود. سوال اینجاست اگر از جناب مدیر بپرسیم چند دانشجو انتقالی گرفته اند؟ به کدام دانشگاه های منتقل شده اند؟ ایشان چه گزارشی می تواند از نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشد؟ سوال اصلی این است: اتوماسیون اداری چه کمکی به تصمیم گیری های کلان می کند؟اتوماسیون اداری واژه ای عام هستند، حتی شاید بتوان گفت نرم افزارهای پیچیده برنامه ریزی های سازمانی را نیز در بر می گیرد ولی در کشورمان این نوع نرم افزار تعریف خاص خود را پیدا کرده است. تعریف آن ساده است. عملیات گردش مکاتبات در سازمان را معمولا در بر می گیرد. فرایند نامه های وارده و ارسال شده در نرم افزاری قرار می گیرد و خوشبختانه آرشیو نامه ها و جستجو در آنها نیز به راحتی انجام می شود.شاید نرم افزار های اتوماسیون اداری با توسعه تکنولوژی های برنامه نویسی رشد کرده اند و سازمان ها می توانند از امکانات منحصر به فرد آنها استفاده کنند ولی آیا برای سازمان ها به منظور منظم ساختن، دسترسی به اطلاعات شفاف، تصمیم گیری درست و سریع، و روال کاری احتیاج به نرم افزار های اتوماسیون اداری هست؟بروکراسی اداری یا همان دیوان سالاری را به صورت الکترونیکی مبدل ساختن شاید بعضی محاسن داشته باشد ولی این پدیده به هیچ عنوان کاغذ بازی را حذف نکرده است. به همین علت شاید بتوان گفت اتوماسیون اداری و یا همان E-office سنتی، دیگر در کشورهای پیشرفته جایی ندارد. سازمان های کوچک و بزرگ سعی می کنند، دیوان سالاری (بروکراسی اداری) را به سودمند ترین وجه ممکن متحول سازند. به همین علت با شناخت دقیق و برنامه ریزی مجدد منابع سازمان و استفاده بهنگام از منابع سازمان، آنها به کارا ترین حالت ممکن در می آیند. شاید تجدید فرایندها و منطق سازمان امری پیچیده باشد ولی ناممکن نیست. این گفته که فلان سازمان فرایندهای بسیار پیچیده دارد و یا فرهنگ سازمانی عقب مانده ای دارد و بهتر است کمترین تغییر در فرایند ها را داشته باشد پس در نتیجه نرم افزارهای اتوماسیون اداری راهکار هستند، صحیح نیست. باید پرسید با استقرار اتوماسیون اداری کسب و کار و سازمان شما چه مقدار رشد خواهد کرد؟در آینده در دنیای پر از رقابت سازمان شما کجا قرار خواهد گرفت؟بهتر است فکری به حال تغییرات فرایندها و آموزش سازمان ها کنیم و شاید در آینده دانشجویان از طریق وب سایت دانشگاه درخواست هایشان را ارسال کنند و در زمانی کوتاه پاسخ لازم را بدون مراجعه و حضور در دبیرخانه دانشگاه دریافت کنند. بر این اساس سازمان مجموعه ای از گزارشات دارد که می تواند اطلاعات را شفاف و بر اساس آن تصمیمات استراتژیک در حداقل زمان ممکن اخذ کند. منبع:انجمن فنی مهندسی
