مدارک لازم جهت ترخیص کالا از گمرک را میتوانیم به سه دسته تقسیم کنیم: مدارک مربوط به کالا مدارک مربوط به صاحب کالا مدارک مربوط به نماینده صاحب کالا (اگر نماینده صاحب کالا برای ترخیص کالا اقدام کند) مدارک مربوط به کالا بارنامه یا Bill of loding که حاوی اطلاعاتی در مورد نوع کالا، وزن ناخالص کالا، تعداد کالا و توصیف بسته بندی کالا است؛ همچنین بیانگر حمل کالا از مبدا به مقصد با استفاده از وسیله نقلیه مورد توافق در ازای مبلغ معینی به عنوان کرایه است. ترخیصیه یا delivery order که حاکی از تسویه حساب صاحب کالا یا نماینده قانونی وی با شرکت حمل کننده کالا است. قبض انبار یا warehousereciept که گواهی تخلیه کالا از انبار بندر است. گواهی مبدا یا certification origin که حاوی اطلاعاتی در مورد کالای خریداری شده و کشور تولیدکننده آن است و در واقع همان گواهی صادرات کالا از کشور مبدا است که توسط اتاق بازرگانی کشور مبدا صادر میشود. نامه بانک به گمرک و ظهر نویسی اسناد که مختص کالاهایی است که گشایش اعتبار اسنادی برای آن به صورت براتی یا وصولی است و یا اینکه LC شده است. پیش فاکتور یا پروفرما که در واقع همان قرارداد بین خریدار و فروشنده است که به وسیله فروشنده صادر میشود و شامل اطلاعاتی از قبیل مشخصات فروشنده، نوع و تعداد کالا، قیمت واحد کالا، قیمت کل محموله، مدت اعتبار پروفرما و مبدا کالا است. فاکتور یا invoice که گواهی خرید کالا است که فروشنده برای خریدار صادر میکند. ثبت سفارش یا order of registration که مبین بلامانع بودن ترخیص کالا از نظر وزارت بازرگانی است. بیمه نامه یا insurance policy (در صورت وجود) لیست عدلبندی یا packing list که توسط فروشنده تنظیم میشود و نشان دهنده نحوه چینش کالا در محموله است. این لیست مخصوص بارهایی با بیش از یک نوع کالاست. گواهی بازرسی یا inspection of certificate که بیانگر تطابق کالای ثبت سفارش شده و کالای حمل شده است که توسط یکی از شرکتهای بازرسی صادر میشود. گواهینامه استاندارد گواهی سلامت کالا یا health certificate که مختص مواد دارویی، بهداشتی و غذایی است و نشان دهنده سلامت این کالاها میباشد. مجوزهای لازم در صورتی که ترخیص کالاموردنظر مشمول قانون اجباری اخذ مجوز است. مدارک مربوط به صاحب کالا اصل و تصویر مدارک شناسایی اصل و تصویر کارت بازرگانی که به عنوان مجوز صادرات و واردات شناخته میشود. مرجع صادرکننده کارت بازرگانی، اتاق بازرگانی و صنایع و معادن است. مدارک مربوط به نماینده قانونی صاحب کالا اصل و تصویر مدارک شناسایی تصویر پروانه وکالت اصل و تصویر وکالت نامه محضری اصل و تصویر معرفینامه به گمرک موردنظر تصویر دفترچه بیمه
